Die neue Version von Scanshare Enterprise ermöglicht nahtloses Erfassen und Verarbeiten von Informationen auch von Mobilgeräten aus.
Um Anwendern von Samsung Multifunktionssystemen dabei zu helfen, ihre Dokumentenprozesse effizient und produktiv zu gestalten, unterstützt Samsung die Software-Lösung Scanshare Enterprise. Die leistungsfähige Middleware ermöglicht nahtloses Erfassen, Verarbeiten und Bereitstellen von papiergebundenen sowie elektronischen Dokumenten und sorgt damit für reibungslose Workflows. Mit dem neusten Update V4.7 stehen viele der Funktionen jetzt auch über den Mobile Capture Client für Mobilgeräte zur Verfügung.
Scanshare bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, Dokumente und Informationen aus unterschiedlichen Quellen auf einer Plattform direkt vom Multifunktionssystem aus zu verwalten. Mit Hilfe einer der zahlreichen Verarbeitungsoptionen werden bestimmte Dokumententypen erkannt und der richtige Workflow wird automatisch ausgewählt. Neben dieser Automatisierung von Standard-Workflows können elektronische Dateien aus einer unbegrenzten Anzahl von Watchfoldern zusammengeführt und eingehende Mails samt Anhängen erfasst und weiterverarbeitet werden. Die neuste Version der Software bietet mit dem optionalen Mobile Capture Client nun auch die Möglichkeit, mit Android-basierten Mobilgeräten Daten zu erfassen und weiterzuleiten. So können Anwender beispielsweise mit der Kamera einen Barcode oder Lieferschein erfassen und damit einen Wareneingangsprozess starten. Der Mobile Client kann aus dem Google-Play-Store heruntergeladen werden.
„Wir beobachten, dass das Digitalisieren und Verwalten von Dokumenten in Unternehmen immer noch viel Zeit in Anspruch nimmt“, so Norbert Höpfner, Head of Printing Solutions Samsung Electronics GmbH. „Mit Scanshare Enterprise auf Samsung Multifunktionssystemen bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, die Konsistenz und Effizienz ihrer Workflows weiter zu optimieren – und das mit dem Mobile Client ab sofort sogar über das Mobilgerät.“
Dokumente sicher weiterverarbeiten und bereitstellen
Auch die Weiterverarbeitung und das Teilen von Dokumenten mit anderen Nutzern lässt sich mit Scanshare effizient und sicher organisieren. Durch die leistungsfähige OCR-Engine kann die Software Dokumente in verschiedene Ausgabeformate umwandeln und eine anschließende Bearbeitung ermöglichen.
Die neuste Version der Plattform verfügt zudem über ein webbasiertes Verifizierungsmodul. Damit können sich Anwender über eine Webschnittstelle einloggen und die Dokumente während des Workflows überprüfen. So können beispielweise aus Lieferantenrechnungen ausgelesene Daten überprüft und angepasst werden. Über die Schnittstelle können Anwender die Daten während des gesamten Workflows kontrollieren und sicherstellen, dass nur gültige und final bestätige Informationen in das Business-System eingebunden werden.
Die Einbindung in eine Vielzahl nachgelagerter Systeme wie ein Dokumentenmanagement- oder Content-Management-System oder auch eine ERP-Lösung ist unkompliziert. Zudem können Scans direkt an Datei-Server, E-Mail-Adressen, Cloud-Plattformen wie Google Drive oder Dropbox sowie Portale wie Microsoft Sharepoint weitergeleitet werden.
Große Benutzerfreundlichkeit durch Webzugriff und Workflow-Designer
Wie ihre Vorgängerversionen zeichnet sich Scanshare V4.7 durch große Benutzerfreundlichkeit aus. Über eine Webschnittstelle lässt sich die Software zentral verwalten und einfach konfigurieren. Fernverwaltung über die Cloud ermöglicht einen zusätzlichen Grad an Flexibilität. Dank eines übersichtlichen Dashboards haben Anwender zudem stets einen Überblick über den Serverstatus, laufende Prozesse und den Umfang der Workflows, registrierte Benutzer, verbundene Geräte und die aktuelle Leistung der Software.
Ein weiteres Highlight ist der Workflow-Designer, mit dem sich auch komplexe Arbeitsabläufe visuell abbilden und automatisieren lassen. Vom Scan eines Papierdokuments bis zur Ablage im richtigen Ordner oder der nahtlosen Weiterverarbeitung in einer ERP-Anwendung: Benutzerdefinierte Prozesse werden vom eingesetzten Samsung Multifunktionsgerät automatisch abgerufen. Besonderen Bedienkomfort bieten hier Multifunktionsgeräte mit dem Android-basierten Samsung Smart UX Center: Die intuitive Benutzeroberfläche kann wie ein Smartphone oder Tablet bedient werden.
Quelle: Samsung