Samsung unterstützt Scanshare Enterprise.
Mit der Unterstützung der Software „Scanshare Enterprise“, einer professionellen Scan- und Workflowlösung, hilft Samsung mittleren und großen Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse zu verbessern. Scanshare Enterprise bietet vielfältige Werkzeuge, um papiergebundene und elektronische Informationen professionell zu erfassen, zu bearbeiten sowie wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Die Lösung verbindet dazu Multifunktionssysteme (MFPs) von Samsung, die über eine XOA- oder XOA-Webplattform verfügen, mit der individuellen Software, die bereits im Unternehmen eingesetzt wird. Durch die Unterstützung der XOA-Webschnittstelle lassen sich auch kleinere Arbeitsplatz-MFPs in automatisierte Scanprozesse einbinden.
Scanshare Enterprise verarbeitet papierbasierte oder elektronische Dokumente auf clevere Weise. Selbst komplexe Arbeitsabläufe können über einen intuitiven Prozessdesigner mit wenigen Klicks gestaltet werden. Ein Beispiel: Mehrseitige Rechnungen sollen als Stapel eingescannt und die jeweiligen Rechnungsdaten erfasst werden. Auf Basis dieser Daten gilt es dann, die Dokumente individuell zu benennen und in getrennten Dateiordnern und Datenbanken abzulegen.
Clevere Scanabläufe von der Erfassung bis zur Bereitstellung
Für die Erfassung der Rechnungen steht eine Reihe von Optionen zur Verfügung. Scanshare Enterprise verarbeitet nicht nur Papierdokumente, die klassisch gescannt werden, sondern ist auch in der Lage, Anlagen von E-Mails zu verarbeiten oder Dokumente, die auf einem FTP-Server liegen. Interessant ist auch die Nutzung so genannter „Watchfolder“ – die Lösung beobachtet beliebig viele Dateiordner und startet bestimmte Aktionen, sobald neue Dokumente in einem dieser Ordner abgelegt werden. Mitarbeiter einer Niederlassung legen beispielsweise Eingangsrechnungen in einem Ordner auf dem zentralen Server ab. Die Software registriert den Eingang der neuen Dokumente und liest die Rechnungsdaten aus.
Automatische Weiterverarbeitung spart Zeit
Ebenso flexibel wie die Erfassung gestaltet sich auch die Weiterverarbeitung der Dokumente. Die Software erkennt ein Dokument anhand von bestimmten, frei definierbaren Kriterien. So kann etwa die Rechnungsnummer, das Datum oder eine Kostenstelle auf einer Rechnung dazu dienen, Folgeprozesse anzustoßen – beispielsweise die automatische Erzeugung eines Dateinamens oder die Übergabe des Dokumentes an die ERP-Software. Die integrierte OCR-Software zur automatischen Texterkennung kann dazu bestimmte Zonen einer Seite auswerten. Daneben erlaubt Scanshare Enterprise, auch Barcodes oder Markierungen auf einer Seite zu erkennen, zum Beispiel ausgefüllte Umfragebögen.
Mit der integrierten Dokumentenverarbeitung lassen sich Scans entzerren, Lochungen auf Scans entfernen, Leerseiten ausblenden sowie Notizen, Kommentare oder Stempel hinzufügen. Zudem ist es mit der Software möglich, Barcodes selbst in ein Dokument einzufügen, sollen beispielsweise einzelne Seiten eines mehrseitigen Dokuments separat verarbeitet und abgelegt werden.
Dokumente an der richtigen Stelle
Die Bereitstellung der Scans kann in verschiedenen durchsuchbaren Dateiformaten erfolgen. Durch die Anbindung von Scanshare Enterprise an die IT-Struktur des Unternehmens lassen sich die Dateien direkt vom Samsung Multifunktionssystem aus in viele nachgelagerte Systeme, wie ein Dokumentenmanagement- oder Content-Management-System, aber auch in eine ERP-Lösung, einbinden. Zudem ist es möglich, Scans direkt an Datei-Server, E-Mail-Adressen, Cloud-Plattformen oder Portale wie Microsoft Sharepoint weiterzuleiten.
Darüber hinaus bietet Scanshare Enterprise ein einfach zu bedienendes Rechtemanagement, so dass Informationen nur denjenigen Personen oder Organisationseinheiten angezeigt werden, die eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben.
Verfügbarkeit
Die neue Scanlösung ist ab sofort über die MultiXpress Distribution von Samsung verfügbar.
Bildergalerie
Scanshare Enterprise
Scanshare Enterprise kann Samsung Multifunktionsgeräte ergänzen, die über eine XOA- oder XOA-Webplattform verfügen, mit einer Vielzahl an Möglichkeiten für effizientes Scannen.
Scanshare Enterprise
Mit wenigen Klicks lassen sich über den Prozessdesigner von Scanshare Enterprise oft auch komplexe Workflows abbilden.
Scanshare Enterprise
Scanshare Enterprise erlaubt es, Barcodes in Dokumente einzufügen, um eine konsistente Ablage sicherzustellen.
Überblick
Das Produkt
Scanshare Enterprise gibt Unternehmen vielfältige Werkzeuge an die Hand, mit denen sich selbst komplexe Scanjobs lösen lassen.
Das Erlebnis
Automatisierte Workflows und eine benutzerfreundliche Bedienung helfen dem Anwender, Zeit bei der Erfassung und Weiterverarbeitung papierbasierter und elektronischer Dokumente zu sparen.
Der Unterschied
Einfache Konfiguration und ein übersichtliches Dashboard ermöglichen es dem Anwender, auf intutive Weise seine Prozesse zu verbessern.
Quelle: Samsung